西安邮电大学因公短期出国（境）管理办法

为了做好因公短期出访人员的派出和管理工作，进一步规范操作程序，根据国家有关文件精神，并结合我校实际，特制定本管理办法。   

第一章总 则

第一条 凡西安邮电大学正式在编人员，因工作原因出国（境）参加国际或地区会议，进行讲学、考察、学习、任职、合作科研、观摩等活动，时间不超过三个月的，均应遵照本办法。   

第二条 国际合作与交流处是各类短期因公出访工作的归口管理部门，负责受理教职员工因公短期出访的申请，对申请人进行资格审核，办理派出人员因公出国（境）的相关手续，按照有关规定对派出人员进行管理。   

第三条因公短期出访应有与学校发展密切相关的实质性交流内容和明确的出访任务。   

第四条 学校积极鼓励开展对外交流工作，鼓励教师、科研人员自筹经费开展对外学术交流；鼓励教学、科研机构创造条件开展有实质内容的交流。   

第二章派出原则

第五条 学校根据事业发展的需要，按照对外交流必须服务学校中心工作的原则，有计划地组织因公短期出访。   

第六条 严格控制未纳入学校年度国际交流经费预算的因公短期出访；组团单位收费过高或拟随团出访人员在向组团单位报名前未通过学校审批的出访，学校一律不支付其相关费用。   

第七条 严格控制参加跨地区、跨部门出国（境）团组的出访，确有参团必要的，拟参团人员履行审批手续后方可报名参加。不允许任意随团出访，除教育部、省委、省政府组团邀我校人员参加外，原则上不考虑其它组团邀请。   

第八条 根据国家有关规定和出访任务严格控制因公短期出访团组的成员人数，无特殊情况，一个出访团组含翻译在内最多不超过5人。   

第三章申请和审批程序

第九条 根据经费来源不同，因公短期出访可分为由学校国际交流经费资助和自筹经费两类，学校按照以上分类进行相应管理。学校国际交流经费主要用于学校层面开展对外合作与交流活动，院（系、部）组织安排的出访不在学校国际交流经费资助范围内。   

第十条 学校层面的短期因公出访具体由国际合作与交流处负责筹划。每年出访计划经主管校长审核后报学校审批。   

第十一条学校积极鼓励教学科研人员参加本学科高水平国际学术会议。对受邀在国际会议上宣读论文的我校学者，学校将资助国际机票费、会议注册费和住宿费，额度不超过2万元。每三年每人可受资助一次。报销国际机票费以国际机票费的发票、国际机票行程单为据。

申请资助参加国际学术会议，由申请人向国际合作与交流处领取并填写《西安邮电大学教师参加国际学术会议申请表》，并附上已被大会接受的会议论文、国际学术会议的正式邀请函和会议主办方邀请在国际学术会议上宣读或张贴论文的函件或相关日程安排。申请表经本部门领导、科技处、教务处和人事处签署意见后，交国际交流处审核，报主管国际交流的校领导审查批准。   

申请者须在参加国际学术会议后的一个月内, 撰写参会总结，举办一次与所参加的国际学术会议研讨内容有关的专题报告会并分别报国际合作与交流处、科技处以及所在单位。没有履行此项手续者，学校不予报销相关费用。  

第十二条 对全额自筹经费开展对外学术交流的教学科研人员，如需要办理因公出国手续,由申请人在国际合作与交流处领取并填写《西安邮电大学出国（境）人员申请表》（附后）交国际合作与交流处，国际合作与交流处审核后，报国际交流主管校长审批。   

第十三条 中层干部因工作需要临时安排的校际交流、参团随团等短期因公出访，由申请人向国际合作与交流处提出因公出国申请，并附上本人主管领导意见和相关出国邀请材料，交国际合作与交流处审核，由国际交流主管领导和干部管理主管领导审批，并向党委会报告。国际合作与交流处在收到学校同意出访批复后，由申请人在国际合作与交流处领取并填写《西安邮电大学中层干部出国（境）报备表》（附后）交国际合作与交流处，由国际合作与交流处办理相关出国批件。   

除教育部、省委、省政府组团邀我校人员参加外，中层干部临时出访经费一般通过自筹解决。如确需学校国际交流经费资助的，学校将根据出访任务和目的,酌情给予50%且总额不超过2万元的经费资助，其余经费自行筹措解决。原则上每人每五年可获资助一次。   

第十四条教职工因公出国须按规定履行政审手续。行政级别副处级以下（含副处级）的教职工，由申请人在国际合作与交流处领取并填写《因公出国人员审查表》，交由学校组织部门办理政审手续；行政级别正处级以上（含正处级）的教职工，由申请人在国际合作与交流处领取并填写《因公出国人员备案表》，交由学校组织部门办理备案手续。申请人履行完政审手续后，将政审批复交由国际合作与交流处办理护照和签证手续。   

第四章护照管理

第十五条 派出人员在回国后七天内内将护照交国际合作与交流处，由国际合作与交流处上交省外办出国管理处。无正当理由不按时交回因公护照者，学校将不再受理其因公出访申请，并将给予相应的处罚。   

第十六条 护照在国内遗失，本人应及时向国际合作与交流处写出情况说明，由国际合作与交流处按规定报送上级主管部门，并在公安机关挂失。护照在国外遗失，应及时与我驻所在国使（领）馆联系申报。   

第十七条 派出人员所在部门有责任协助国际合作与交流处做好因公护照的回收与管理工作。在护照管理方面出现问题，要按情节轻重追究有关部门主管领导的责任。   

第五章申办延期

第十八条 派出人员应严格按照出国（境）任务批件批准的时间按期回国。确因工作需要可申办延期，申请延长时间不得超过原批准在外时间，每人次出访只能申办延期一次，且在外停留时间总计不得超过半年。   

第十九条 申办延期的具体手续为：   

㈠本人提出书面申请，写明申请延期的理由、时间，并附国外邀请人同意延期书面材料。   

㈡申请人所在单位负责人同意延期证明。   

㈢经国际合作与交流处商人事处同意后，报国际交流主管校长签批。   

㈣学校行文报上级主管部门，申办延期批件或同意函。   

第二十条 对逾期不归人员，自超出批准时间起扣发工资；逾期一年仍不归者，按照学校人事管理有关规定处理。   

第六章附则

第二十一条 拟因公人员出国（境）前到学校财务处办理借款手续；回国（境）后10天内到国际合作与交流处办理相关手续，并在15天内到财务处结算，办理报销手续。   

第二十二条 按本规定派出人员所发生的费用，按照《西安邮电大学涉外财务开支标准和管理规定》执行。   

第二十三条 出访结束后，校级团组应尽快提供需致谢单位及人员名单并附感谢信草稿，由国际合作与交流处负责对外发送；所有出访均应及时撰写出访报告，并在出访任务结束一个月内经国际合作与交流处报国际交流主管校长审阅后上报相关上级主管部门。以团组形式出访的，出访报告须经团长签字。   

第二十四条 本办法由国际合作与交流处负责解释，自发布之日起执行。