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西安邮电大学国际学术会议的组织与管理办法

15-03-05 15:09:19     来源:国际合作与交流处      浏览次数:

为了促进我校的对外交流与合作工作的开展,规范国际学术会议的组织和管理,明确国际学术会议管理流程,根据陕西省《关于在华举办国际会议的管理办法》的要求,特制定本办法。
本办法适用的国际会议是指:以西安邮电大学名义在我省境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
 
 第一条 申办基本要求
(一)国内主办国际学术会议,应能反映国际先进水平,对促进学科建设、专业水平的提高、新领域的开拓以及扩大我校在国内外的影响发挥作用;
(二)属研讨性的国际会议,举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文;
(三)凡以西安邮电大学的名义在国内主办的国际学术会议,必须以学校为申报单位,不得由学院、部门或个人提出申报;
(四)国际会议举办原则应符合国家相关规定,一般不涉及领土主权、意识形态、民族和宗教等敏感问题。
 
第二条 审批
(一)受理部门:国际合作与交流处(以下简称国际处)是我校申办国际学术会议的归口管理单位,负责学校各有关单位申办国际学术会议的报批工作。
(二)审批程序:
(1)主办或承办单位原则上应提前一年提出书面报告,并填写《西安邮电大学国际学术会议申报表》(申请表附后),经科技处审核和主管科技工作的校领导审批后报送交国际处;
书面报告包括:申办、承办和举办国际会议的必要性;主办单位和协办单位名称;会议议题和主要内容;举办时间、会期、地点;与会人员范围、总数及外宾人数;经费来源和详细预算;相关涉台和其他敏感问题说明;有关国际组织情况以及有关背景材料等。
    (2)由国际处审阅并会同相关部门进行敏感性问题审查后,报主管国际交流校长批准,以学校名义上报请陕西省教育厅国际交流处核准,并送陕西省政府相关主管部门审批;
(3)国际处收到主管部门批复后,通知会议主办单位即可进行会议准备工作。
 
第三条 协调管理
(一)学校鼓励和支持各学院、各部门举办国际学术会议;
(二)会议主办部门在收到国际处的通知后,应尽快组成学术委员会和组委会、筹委会,其成员应有一定的学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作;
(三)举办国际学术会议所需住宿、用餐、会议用房、用车等事项,由会议主(承)办部门与校内有关部门协商解决;
(四)举办部门应认真做好会议的各项工作;
(五)国际会议有关文字材料、重要照片、论文等由主(承)办部门负责收集、整理、立卷,由国际处收集由学校档案室保存归档;
(六)国际学术会议结束后,主(承)办部门应在一个月内将会议总结报告(中文)、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料报国际处,对未及时报送总结的单位,国际处将不再受理其国际会议申请。
总结报告应包括:会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者单列),收到中、外论文数量;会议学术水平的评价;与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;会议论文集出版情况;是否有政治敏感问题出现,解决的情况如何等。
 
 第四条 会务及注意事项
(一)主(承)办部门要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有违反我国法律法规内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表;
(二)主(承)办部门应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际合作与交流处联络,不得随意对外表态;
(三)若会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,主办(承)部门应提前四个月将人员名单及背景材料报国际处,由国际处协调安排接待及校领导会见等事宜;
(四)若请学校领导参加开幕式并讲话,主(承)办部门应于会议召开前十五个工作日将会议详细日程及讲话草稿报国际处,由国际处负责统一安排;
(五)主(承)办部门应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全;
(六)举办国际会议要厉行节约,从严控制财政支出,会议不得以盈利为目的,原则上经费自筹,努力做到以会养会。会议要严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准。
 
 
第五条   举办海峡两岸及港、澳地区学者参加的学术会议适用此办法。
 
第六条   会议报批的解释权在国际处。
 
第七条  本办法自生效之日起施行。
 
 
国际合作与交流处
2014年4月11日
 
附件1:
点击下载附件:国际会议申报表.doc
附件2:
点击下载附件:港澳台地区国际会议申报表.doc

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